こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「全社員にAIを使わせて生産性アップ」のような話を見かけませんか？
小さな会社こそ一人ひとりの手を軽くしたい。社員にも使ってほしい。
でも「AIを使っていいよ」と言っても誰も使わない。アカウントを用意しても開かれた形跡がない。結局AIを使っているのは社長だけ。
このままだと社長一人が速くなっても会社の仕事は変わりません。逆に社員がそのまま真似できる形で渡せれば、社員の手も軽くなっていきます。
そこでこの記事では社員に使ってもらう前に社長がやる3つのことを説明します。読み終わるころには社員に渡す最初の一つを決められます。
結論を言うと「使って」と言う前に社長が自分の仕事で1つ回して、その手順を渡してください。
社員がAIを使わないのはなぜ？
社員の側から見てみましょう。「AIを使っていいよ」と言われても何に使えばいいのかが分かりません。お客さんの名前を入れていいのか。間違えたら誰の責任なのか。どこまでAIの答えをそのまま使っていいのか。
分からないことが多いと人は使わないほうを選びます。使わなければ怒られることはないからです。社員がやる気がないのではありません。安心して使える範囲が見えていないだけです。
つまりこういうことです。
社員に必要なのは許可ではなく真似できる手順です。
社長が先にやる3つのこと
- 自分の仕事で1つ回す：メールの下書き・会議メモのまとめなど、社長自身の仕事でAIを1つ回してみる
- やり方を図にして渡す：うまくいった頼み方と確認のしかたを、文章より図にまとめて渡す
- 使ってよい範囲と確認する所を決める：入れてはいけない情報と、最後に人が見る所を一枚に書いておく
2つ目について。マーケティングには「レクチャーよりピクチャー」という言葉があります。言葉で説明するより絵で見せたほうが伝わる、という意味です。私も人にやり方を伝えるときはほとんど図にして渡しています。自分のメールの回し方も文章と図にまとめて相手がそのまま真似できる形にしました。
3つ目があると社員は安心して試せます。「ここまではAIの答えを使っていい。ここから先は必ず人が見る」が決まっていれば、迷う理由が減るからです。
ちょっと考えてみてください。あなたは社員に「AIを使って」と言ったとき、何にどう使えばいいかまで伝えていたでしょうか？ 伝えていなかったなら社員が動かないのは当然です。
取るべき行動：今週社長自身の仕事でAIを1つ回してください。うまくいったら頼み方と確認のしかたを図1枚にまとめて、いちばん近い社員一人に渡します。全員に一度に広げる必要はありません。一人が回せるようになればその人のやり方が次の人への手本になります。
これからの大事なキーワードは『手順を渡す』です。
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you seen claims online like "get every employee using AI and boost productivity"?
At a small company especially, you want to lighten everyone's load. You'd like your staff to use it too.
But you tell them "feel free to use AI," and nobody does. You set up accounts, and there's no sign anyone has opened them. In the end, the owner is the only one using AI.
If this continues, the owner alone gets faster, and the company's work doesn't change. But if you hand it over in a form your staff can copy as is, their load will start to lighten too.
So in this article I'll explain three things the owner should do before asking staff to use AI. By the end you'll be able to decide the first thing to hand to your staff.
The bottom line: before you say "use it," run one task on AI in your own work, then hand over the steps.
Why don't employees use AI?
Look at it from the employee's side. "Feel free to use AI" doesn't tell them what to use it for. Can they enter a customer's name? If it's wrong, whose fault is it? How much of AI's answer can they use as is?
When there are too many unknowns, people choose not to use it. If they don't use it, they can't get in trouble. It's not that your staff lack motivation. They just can't see where it's safe to use.
In other words:
What your staff need isn't permission. It's steps they can copy.
3 things the owner should do first
- Run one task in your own work: try AI on one of your own tasks, like drafting emails or summarizing meeting notes
- Turn the method into a diagram and hand it over: put the request that worked and how you checked the result into a diagram rather than prose
- Decide what's in bounds and where to check: write on one page what information must never be entered, and where a person looks at the end
On the second point: there's a saying in marketing that showing a picture beats giving a lecture. Showing it visually gets the point across better than explaining it in words. When I teach someone how to do something, I almost always hand it over as a diagram. I also wrote up how I handle my own email in text and diagrams so others could copy it as is.
The third point lets your staff try it with peace of mind. Once "up to here, you can use AI's answer; past this point, a person always checks" is settled, there are fewer reasons to hesitate.
Think about it for a moment. When you told your staff "use AI," did you tell them what to use it for and how? If not, it's no surprise they didn't move.
What to do: This week, run one task on AI in your own work. If it works, put the request and how you checked it on a single diagram and hand it to the one employee closest to you. There's no need to roll it out to everyone at once. Once one person can run it, their way of doing it becomes the model for the next person.
The key phrase from here on: "hand over the steps."