こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「AIで議事録が自動に」「会議の要約は一瞬」のような話を見かけませんか？
議事録を書く手間がなくなるならそれだけでもありがたい。
でも実際は打ち合わせが終わるとすぐ次の仕事に追われる。メモは走り書きのまま。あとから「あのとき何て言っていたっけ」と思い出せずに、相手にもう一度聞いている。
このままだと打ち合わせで出た大事な話が毎回消えていきます。逆に録音してAIに渡す流れを決めておけば、打ち合わせのたびに会社の資料が一つずつ増えていきます。
そこでこの記事では打ち合わせや電話を資産に変える3つの手順を説明します。読み終わるころには次の打ち合わせから録音を始められます。
結論を言うとメモを取る必要はありません。録音して文字起こししてAIに渡すだけです。
電話も録音してAIに渡す
私は電話で話した内容も録音して文字起こしをしてAIに渡しています。これをやると聞きそびれがなくなります。相手が言ったことをあとから確かめられるし、返事の下書きや持ち帰って考えることの整理もAIに任せられるからです。
録音の方法はいろいろあります。文字起こしのサービスを使えば録音を始めてから電話をかけるだけで済みます。周りに人がいなければスマホを2台使ってスピーカーで話しながらもう1台で録音する方法もあります。お金をかけたくなければスマホの録音機能で十分です。
コーチングの仕事でも同じことをしています。毎回のセッションを録画して文字起こしをし、要点を図にまとめて次の回の資料にしています。次の回では前回の続きから話を始められます。
つまりこういうことです。
話した内容は録音した瞬間に書き残す手間なしの記録になります。
録音を文字起こししてAIに渡す3つの手順
- 録音する：打ち合わせや電話の最初に「記録のために録音させてください」と一言断ってから録音する
- 文字起こしをしてAIに渡す：「決まったこと・相手が気にしていたこと・次にやること」を抜き出してもらう
- 次の打ち合わせの前に読ませる：前回の抜き出しをAIに読ませて、今回確かめることを出してもらう
3つ目までやると録音が資産に変わります。1回分の要約で終わらせず次の回の準備に使うのがポイントです。
渡す前に決めておくこと
文字起こしにはお客さんの名前・連絡先・お金の話も入ります。どのAIに渡してよいか。入れてはいけない情報は何か。先に決めておいてください。相手に録音を断られたら無理に録らずに終わったあとで自分の声で要点を吹き込むだけでも十分です。
ちょっと考えてみてください。先月の打ち合わせで決まったことを今いくつ思い出せるでしょうか？ 思い出せないものはもう会社から消えています。
取るべき行動：次の打ち合わせか電話で相手に一言断って録音してみてください。終わったら文字起こしをAIに渡して「決まったこと・気にしていたこと・次にやること」を抜き出してもらいます。録音を続ければ打ち合わせは話して終わりの時間から、会社に残る資料を作る時間に変わります。
これからの大事なキーワードは『録音して渡す』です。
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you seen claims online like "AI writes your meeting minutes automatically" or "meeting summaries in seconds"?
If it took the work out of writing minutes, that alone would be a relief.
But in reality, as soon as a meeting ends, you're rushing into the next task. Your notes stay as scribbles. Later you can't remember "what did they say back then?" and you end up asking the other person again.
If this continues, the important things said in meetings will vanish every time. But if you set up a routine of recording and handing it to AI, every meeting adds another document to your company's records.
So in this article I'll explain three steps to turn meetings and phone calls into assets. By the end you'll be able to start recording from your next meeting.
The bottom line: you don't need to take notes. Just record, transcribe and hand it to AI.
Record phone calls and hand them to AI too
I record my phone calls too, transcribe them, and hand them to AI. Do this, and nothing slips past you. You can check later what the other person said, and you can leave drafting replies and sorting out what to think over to AI.
There are many ways to record. With a transcription service, you just start recording and make the call. If no one is around, you can use two phones: talk on speaker with one and record with the other. If you don't want to spend money, your phone's built-in recorder is plenty.
I do the same in my coaching work. I record every session, transcribe it, turn the key points into diagrams, and use them as material for the next session. The next session can then pick up right where the last one left off.
In other words:
The moment you record a conversation, it becomes a record that took no effort to write.
3 steps to transcribe recordings and hand them to AI
- Record: at the start of a meeting or call, ask "May I record this for our records?" before you start recording
- Transcribe and hand it to AI: have it pull out "what was decided, what the other person was concerned about, and what to do next"
- Have AI read it before the next meeting: give AI the previous extract and have it list what to confirm this time
Go as far as step 3, and recordings become assets. The point is not to stop at a one-off summary but to use it to prepare for the next meeting.
Decide this before you hand it over
Transcripts will include customer names, contact details and money matters. Decide in advance which AI you're allowed to hand them to and what information must never go in. If the other person declines to be recorded, don't push it. Recording the key points in your own voice after the meeting is enough.
Think about it for a moment. How many decisions from last month's meetings can you recall right now? Whatever you can't recall is already gone from your company.
What to do: At your next meeting or call, ask the other person and try recording it. Afterward, hand the transcript to AI and have it pull out "what was decided, what they were concerned about, and what to do next." Keep recording, and meetings stop being time that ends when the talking ends, and become time spent building records that stay with your company.
The key phrase from here on: "record it and hand it over."