こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「AIが会社のことを全部覚えてくれる」「AI社員に任せれば引き継ぎ不要」のような話を見かけませんか？
一度説明すれば覚えてくれるならこれほど楽なことはない。
でも実際は昨日決めた条件を今日のチャットでは知らない。長いやり取りの途中で最初の前提が抜け落ちる。そのたびに同じ説明をもう一度書いている。
このままだとAIに説明する時間がいつまでも減りません。逆に会社の記憶を置く場所を決めておけば毎回の説明は「前回の続き」で済むようになります。
そこでこの記事ではAIに会社の記憶を持たせる2つの置き場所を説明します。読み終わるころには今日からどこに何を書き残せばいいかが分かります。
結論を言うとAIの記憶に頼らず会社の記憶を「AIが読める場所」に書いて残してください。
AIが前のチャットの話を忘れるのはなぜ？
職場にこんな人はいませんか？ 大事なことを伝えても次の日には忘れている。でもメモを取るようになったら同じことを何度も言わずに済むようになった。
AIも同じです。会話の中でどれだけ大事なことを伝えてもそれが書き残されていなければ次のチャットには届きません。大事な決まりごとが出たときこそ書いて残す。これだけで説明の手間は大きく減ります。
つまりこういうことです。
AIに覚えさせるのではなくAIが読める場所に書いておくのです。
置き場所は2つに分ける
私は書き残す場所を2つに分けて考えています。
- スタッフのノート：作業中のメモや調べたこと。AIに読ませるドキュメントの置き場所です。書きかけでかまいません
- 議事録と報告書：決まったこと・決めたルール・終わった作業の記録。会社として正しい情報だけを置きます
会社にたとえると分かりやすくなります。スタッフのノートには食い違いもあります。でも議事録や報告書と食い違ったら正しいほうに合わせて直す。会社の記録の扱い方とまったく同じです。
AIに仕事を頼むときは最初に「議事録と報告書を読んでから始めて」と伝えます。作業が終わったら決まったことを議事録に書き足してもらう。この往復を続けるとAIは毎回同じ前提から仕事を始められるようになります。
AIに読ませるために何を書き残すか
最初は次の3つだけで十分です。
- 決めたこと（価格・締め切り・やらないこと）
- 前に失敗したこととその対策
- 次にやること
全部をきれいに整理しようとしなくてかまいません。整理そのものもAIに任せられる仕事です。人が決めるのは「どこに置くか」と「何を正しい情報にするか」だけです。
ちょっと考えてみてください。先週AIに同じ説明を何回書いたでしょうか？ 2回以上書いたならそれは書き残しておくべき会社の記憶です。
取るべき行動：今日AIに説明した前提のうち、明日も使うものを1つ選んでください。それを「議事録」と名前をつけたドキュメントに書き、次のチャットの最初に読ませます。書き残す場所が決まればAIへの説明は毎回のゼロからではなく前回の続きから始まります。
これからの大事なキーワードは『書いて残す』です。
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you seen claims online like "AI remembers everything about your company" or "with AI employees, you'll never need a handover"?
If it remembered after you explained it once, nothing could be easier.
But in reality, today's chat doesn't know the conditions you set yesterday. Partway through a long conversation, the original assumptions drop out. And every time, you write the same explanation all over again.
If this continues, the time you spend explaining things to AI will never go down. But if you decide where your company's memory lives, every explanation can start with "picking up where we left off."
So in this article I'll explain two places to store your company's memory for AI. By the end you'll know where to write what, starting today.
The bottom line: don't rely on AI's memory. Write your company's memory down "somewhere AI can read it."
Why does AI forget what was said in an earlier chat?
Do you have someone like this at work? You tell them something important and the next day they've forgotten. But once they started taking notes, you no longer had to repeat yourself.
AI is the same. However important the thing you said in a conversation, if it isn't written down, it won't reach the next chat. When an important rule comes up, that's exactly when to write it down. That alone cuts a lot of explaining.
In other words:
Don't make AI memorize it. Write it somewhere AI can read.
Split it into two places
I think of the places to write things down as two separate places.
- Staff notes: working notes and things you looked up. This is where the documents AI reads live. Half-finished is fine
- Minutes and reports: decisions, rules you've set, and records of finished work. Only information the company treats as correct goes here
A company analogy makes this easy to grasp. Staff notes can contain contradictions. But when they conflict with the minutes or reports, you correct them to match the right one. It's exactly how a company handles its records.
When I ask AI to do something, I start by saying "read the minutes and reports before you begin." When the work is done, I have it add what was decided to the minutes. Keep this loop going, and AI starts every job from the same assumptions.
What to write down for AI to read
At first, these three are enough:
- Things you've decided (prices, deadlines, what you won't do)
- Past mistakes and how you dealt with them
- What to do next
Don't try to organize everything neatly. Organizing is itself a job you can hand to AI. The only things a person decides are "where it lives" and "what counts as correct information."
Think about it for a moment. How many times did you write the same explanation for AI last week? If it was twice or more, that's company memory that should be written down.
What to do: Pick one assumption you explained to AI today that you'll need again tomorrow. Write it in a document named "Minutes," and have AI read it at the start of your next chat. Once you've decided where things are written down, explaining things to AI starts from where you left off instead of from zero every time.
The key phrase from here on: "write it down."