こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「受信トレイを毎日ゼロにする」「メールは即レスが信頼のもと」のような話を見かけませんか？
確かに返信が遅れてお客さんを待たせるのは避けたい。だから届いたメールには全部目を通している。
でも朝から受信トレイを開くとそれだけで1時間が消える。大事なメールが広告や通知に埋もれて気づくのが遅れる。返信を考えているうちに次のメールが届く。
このままだとメールの処理が社長の一日の一番いい時間を食い続けます。逆に最初の仕分けと返信の下書きをAIに任せれば、社長がメールに使う時間は確認と送信だけになります。
そこでこの記事では私が実際にやっているメールの回し方を紹介します。読み終わるころには明日の朝から試せる手順が分かります。
結論を言うとメールは自分でじっくり読まないでください。AIに先に読ませて社長は抜け漏れがないかだけを見ます。
メールをAIに先に読ませる私の回し方
私はメールを自分で一通ずつ読むことをやめました。今はこう回しています。
- AIに読ませて仕分けてもらう：届いたメールをAIが読み、重要度と返信が要るかどうかで並べる
- 抜け漏れだけを目で確かめる：AIのまとめを見て、見落としがないかという目でざっと確認する
- 返信は下書きをAIに出させる：自分で一から書かず、AIのたたきに意図を伝えて仕上げる
- 送る前の確認は自分で握る：最後に送るかどうかだけは自分で決める
必要に応じてタスクになるメールは表やタスク管理ツールに振り分けてもらうこともあります。
つまりこういうことです。
社長の仕事は「読むこと」から「抜け漏れを見ること」と「送るかを決めること」に変わります。
じっくり読まないのは手抜きではない
全部を自分の目で読まないと不安だと感じる方もいるでしょう。でも考えてみてください。自分で読んでいても疲れていれば見落とします。
AIに読ませたうえで自分は抜け漏れという一点に絞って見る。そのほうが一通ずつ流し読みするより確実です。見る目的がはっきりしているからです。
返信も同じです。白紙から書こうとすると時間がかかります。AIのたたきがあれば直すのは「ここは断りたい」「この日程は無理」といった意図の部分だけで済みます。
最後のボタンだけは自分で押す
一つだけ守ってほしいことがあります。送信は最後に自分で確かめてください。宛先の間違いや言ってはいけないことが入っていないか。お客さんに届いたメールは取り消せません。AIに任せるのは送る直前までです。
ちょっと考えてみてください。昨日メールに使った時間のうち本当にあなたが判断しなければいけなかったのは何分でしたか？ 残りの時間はAIに任せられる時間です。
取るべき行動：明日の朝は受信トレイを開く前に、AIに「未読メールを重要度順に並べて返信が必要なものには下書きを付けて」と頼んでください。あなたはそのまとめを見て抜け漏れを確かめ、下書きを直して送るだけです。メールを読む時間は判断する時間に変わります。
これからの大事なキーワードは『先に読ませる』です。
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you seen advice online like "get to inbox zero every day" or "replying instantly builds trust"?
You certainly don't want to keep customers waiting with a slow reply. So you read every email that comes in.
But opening your inbox in the morning eats an hour just like that. Important emails get buried under ads and notifications, and you notice them late. While you're thinking about a reply, the next email arrives.
If this continues, email will keep eating the best hours of the owner's day. But if you hand the first sort and the reply drafts to AI, the only time you spend on email is checking and sending.
So in this article I'll share how I actually handle email. By the end you'll have steps you can try tomorrow morning.
The bottom line: don't read your email carefully yourself. Have AI read it first, and as the owner, only check that nothing was missed.
How I have AI read my email first
I stopped reading my email one message at a time. Here's how I handle it now:
- Have AI read and sort it: AI reads incoming email and lines it up by importance and whether it needs a reply
- Check by eye only for anything missed: look over AI's summary with one question in mind: did anything get overlooked?
- Have AI produce reply drafts: don't write from scratch. Tell AI your intent on top of its rough draft and finish it
- Keep the final check before sending in your own hands: the only thing you decide yourself at the end is whether to send
When needed, I also have it route emails that turn into tasks into a spreadsheet or task manager.
In other words:
The owner's job shifts from "reading" to "checking for anything missed" and "deciding whether to send."
Not reading carefully isn't cutting corners
Some of you may feel uneasy unless you read everything with your own eyes. But think about it: even when you read it yourself, you miss things when you're tired.
Let AI read it, then focus your own eyes on one thing: anything missed. That's more reliable than skimming each message, because your purpose in looking is clear.
Replies are the same. Writing from a blank page takes time. With AI's rough draft, you only need to fix the parts that carry your intent, like "I want to decline this" or "that date won't work."
Press the final button yourself
There's just one thing I ask you to keep. Check before sending, yourself, at the very end. Is the recipient right? Has anything slipped in that shouldn't be said? An email that reaches a customer can't be taken back. What you hand to AI stops just before sending.
Think about it for a moment. Of the time you spent on email yesterday, how many minutes truly required your judgment? The rest is time you can hand to AI.
What to do: Tomorrow morning, before you open your inbox, ask AI: "Sort my unread email by importance and attach a draft to anything that needs a reply." All you do is look over that summary, check for anything missed, fix the drafts and send. The time you spent reading email becomes time spent making decisions.
The key phrase from here on: "let AI read it first."