こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「AI研修で社員のスキルを底上げ」「研修を受けたのに誰も使っていない」の両方の話を見かけませんか？
社員にAIを使ってほしい。研修を受けさせれば一気に進みそうに見える。でも決して安くはない。
実際に研修を受けた社員はその日は「勉強になりました」と言う。ところが1か月たつとAIを使っている様子がない。研修の内容が悪かったのか社員のやる気の問題なのか、判断がつかない。
このままだと研修の費用だけが出ていき会社の仕事は変わりません。逆に研修の前と後に確かめることを決めておけば、研修が効いたかどうかを社長が自分で判断できます。
そこでこの記事では研修を受ける前に決めることと、1か月後に確かめることを説明します。読み終わるころには研修に払うお金を「効いたか分かるお金」に変えられます。
結論を言うと研修の良し悪しは受けた直後の満足度では分かりません。受ける前に「どの仕事で使うか」を決めます。そして1か月後にその仕事が変わったかを確かめます。
受ける前に決める1つの仕事
研修を申し込む前に社長が一つだけ決めておくことがあります。研修のあと社員に最初にAIを使ってほしい仕事です。
決めるときは「ほどほどの出来で十分」「毎週くり返す」「確かめやすい」の3つがそろう仕事を選んでください。たとえば日報のまとめ・問い合わせへの返信の下書き・会議メモの整理などです。
この1つが決まっていないと研修で習ったことを使う場所がありません。使う場所がないまま1か月たてば習ったことは忘れられていきます。研修のせいでも社員のせいでもなく使う場所が決まっていなかっただけです。
つまりこういうことです。
研修の効果は研修の中身より「使う場所」が先に決まっているかで変わります。
AI研修の効果を1か月後に確かめる3つのこと
- 誰が使っているか：研修を受けた人のうち、実際に使っている人は誰か
- どの仕事で使っているか：決めておいた仕事で使えているか。別の仕事で使っているならそれも記録する
- 何が減ったか：その仕事にかかる時間・やり直し・確認の手間のどれが減ったか
満足度のアンケートだけではこの3つは分かりません。社員に一人ずつ「先週どの仕事でAIを何回使った？」と聞くほうが確かです。
3つ目で時間が減っていなくてもすぐに失敗と決めないでください。確認や手直しに時間を取られているなら頼み方か任せる範囲を見直すタイミングです。
ちょっと考えてみてください。社員に研修を受けさせる前に「研修のあとどの仕事で使ってほしいか」を伝えていたでしょうか？ 伝えていなかったならまずそこから始めましょう。
取るべき行動：研修を申し込む前に社員に最初にAIを使ってほしい仕事を1つ紙に書いてください。研修から1か月後の日付をカレンダーに入れ、その日に上の3つを確かめます。使う場所と確かめる日が決まっていれば研修は「受けて終わり」から会社の仕事を変えるきっかけになります。
これからの大事なキーワードは『使う場所』です。
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you come across both kinds of stories online: "AI training lifts your whole team's skills" and "we paid for training and nobody uses it"?
You want your staff to use AI. Sending them to training looks like a way to make it happen all at once. But it's never cheap.
The staff who attend say on the day, "That was really useful." Yet a month later, there's no sign of them using AI. You can't tell whether the training was poor or whether it's a motivation problem.
If this continues, the training fees go out and the company's work doesn't change. But if you decide what to check before and after the training, the owner can judge for themselves whether it worked.
So in this article I'll explain what to decide before the training and what to check a month after. By the end you'll be able to turn the money you spend on training into "money where you can tell whether it worked."
The bottom line: you can't judge training by how satisfied people are right after it. Before it, decide "which work it will be used for." Then, a month later, check whether that work has changed.
The one task to decide before the training
Before signing up for training, there's one thing the owner should decide: the first task you want staff to use AI for after the training.
When deciding, choose a task where three things come together: "good enough is fine," "it recurs every week," and "it's easy to check." Examples include summarizing daily reports, drafting replies to inquiries, or tidying up meeting notes.
Without this one task decided, there's nowhere to use what they learned. A month with nowhere to use it, and what they learned starts to be forgotten. It's not the training's fault, or the staff's. There just wasn't a place set aside to use it.
In other words:
Whether training works depends less on its content than on whether "where it will be used" has been decided in advance.
3 things to check a month after AI training
- Who is using it: of the people who attended, who is actually using it?
- Which work they use it for: are they using it for the task you decided on? If they're using it for other work, record that too
- What has gone down: for that work, has the time, the redoing or the effort of checking gone down?
A satisfaction survey alone won't tell you these three things. It's more reliable to ask each person, "Last week, for which work and how many times did you use AI?"
Even if time hasn't gone down on the third point, don't call it a failure right away. If checking and fixing are eating the time, it's time to rethink how you ask or what you delegate.
Think about it for a moment. Before sending your staff to training, did you tell them "which work we want you to use this for afterward"? If not, start there.
What to do: Before signing up for training, write down on paper one task you want staff to use AI for first. Put a date one month after the training on your calendar, and check the three points above on that day. With the place to use it and the day to check both decided, training goes from "attend and done" to something that changes how your company works.
The key phrase from here on: "where it will be used."