こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「AI導入をまるごとお任せ」「業務を自動化して納品します」のようなサービスを見かけませんか？
自分で勉強する時間はない。プロに任せたほうが早くて確実に見える。
でも仕組みを作ってもらったあとで少し変えたいところは必ず出てきます。そのときにどこを触ればいいのか分からない。頼んだ会社に聞くしかなくそのたびに時間とお金がかかる。
このままだと仕組みはあなたの会社の外に置かれたままになります。担当者が替わったり頼んだ会社と縁が切れたりすれば、誰も直せない仕組みが残ります。逆に受け取る前に確かめることを決めておけば、外注してもあとから自分で直せます。
そこでこの記事では外注する前に確かめておく5つのことを説明します。読み終わるころには見積もりや提案を受けたときに何を聞けばいいかが分かります。
結論を言うと外注するなら「自分で直せる状態で受け取る」ことを、契約の前に決めてください。
AI導入を外注に丸投げすると何が困る？
私は受託開発の会社でウェブディレクターをしていた頃、お客さんのドメインの管理で事故が起きるのを見てきました。担当者が辞めて引き継ぎがされていない。発注した会社の側は詳しい人や制作会社に任せきりで、誰も全体を分かっていない。
道具がAIに変わってもこの構図は同じです。中身を知っている人が一人しかいない仕組みは、その人がいなくなった瞬間に止まります。
つまりこういうことです。
任せることと分からないままにすることは別です。
受け取る前に確かめる5つのこと
- 手順書があるか：何がどんな順番で動いているかが、あなたにも読める言葉で書いてあるか
- 履歴が残るか：いつ誰が何を変えたかの記録があとから見られるか
- データを持ち出せるか：中のデータを書き出して別のサービスに移せるか。一つの会社やツールに頼り切りにならないか
- 直し方を教えてもらえるか：どこを変えれば何が変わるかを、引き渡しのときに説明してもらえるか
- 止め方と戻し方が分かるか：おかしくなったときに止める方法と、前の状態に戻す方法があるか
見積もりや提案を受けたらこの5つを質問としてそのまま送ってください。答えがあいまいな会社は納品したあとのことまで考えていない可能性があります。
いちばん強いのは自分で回せること
5つを全部満たしていても社長が一度も自分で触っていなければ結局は頼んだ会社に聞くことになります。
だから外注するとしても作ってもらう段階から自分も手を動かして一緒に進めることをすすめます。作業そのものは任せていい。でも何をどう動かしているかを自分の言葉で説明できる状態にはしておく。そうすれば新しいAIが出てきたときも自分で入れ替えを判断できます。
ちょっと考えてみてください。今あなたの会社で動いている仕組みのうち作った人がいなくなっても自分で直せるものはいくつあるでしょうか？ ゼロなら次に頼む仕組みから変えていきましょう。
取るべき行動：AI導入の見積もりや提案を受けたら、上の5つをそのまま質問として送ってください。すでに外注した仕組みがあるなら5つのうち何がそろっているかを確かめます。自分で直せる状態で受け取れば外注はあなたの会社の力を外に預けることではなく会社に残すことに変わります。
これからの大事なキーワードは『直せる状態』です。
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you seen services online like "we'll handle your entire AI adoption" or "we'll automate your operations and deliver it to you"?
You don't have time to study it yourself. Handing it to professionals looks faster and more reliable.
But after they build the system, there will always be something you want to change a little. And then you won't know where to touch it. The only option is to ask the company you hired, and every time it costs time and money.
If this continues, the system stays outside your company. If the person in charge changes, or your relationship with that company ends, you're left with a system nobody can fix. But if you decide what to check before you take delivery, you can fix it yourself later even when you outsource.
So in this article I'll explain five things to check before outsourcing. By the end you'll know what to ask when you receive a quote or a proposal.
The bottom line: if you outsource, decide before you sign that you'll "receive it in a state you can fix yourself."
What goes wrong when you hand AI adoption entirely to an outside firm?
When I was a web director at a contract development company, I saw accidents happen with clients' domain management. The person in charge had left without a handover. The client company had left everything to one knowledgeable person or to the agency, and nobody understood the whole picture.
The tools have changed to AI, but the pattern is the same. A system that only one person understands stops the moment that person is gone.
In other words:
Delegating something and leaving yourself in the dark about it are two different things.
5 things to check before taking delivery
- Is there a manual? Is what runs, and in what order, written in language you can read?
- Is there a history? Can you look back at a record of when, who and what was changed?
- Can you take your data with you? Can you export the data and move it to another service, instead of depending entirely on one company or tool?
- Will they teach you how to fix it? At handover, will they explain what to change to affect what?
- Do you know how to stop it and roll it back? Is there a way to stop it when something goes wrong, and a way to restore the previous state?
When you receive a quote or proposal, send these five as questions, word for word. A company that gives vague answers may not have thought about what happens after delivery.
The strongest position is being able to run it yourself
Even if all five are covered, if the owner has never touched the system, you'll end up asking the company you hired anyway.
So even when you outsource, I recommend working alongside them and getting your own hands on it from the build stage. You can delegate the work itself. But make sure you can explain, in your own words, what's moving and how. Then when a new AI comes out, you can decide on replacing it yourself.
Think about it for a moment. Of the systems running in your company today, how many could you fix yourself if the person who built them disappeared? If the answer is none, start changing that with the next system you commission.
What to do: When you receive a quote or proposal for AI adoption, send the five points above as questions, exactly as written. If you've already outsourced a system, check which of the five are in place. When you receive it in a state you can fix, outsourcing stops being a way of handing your company's capabilities to someone else and becomes a way of keeping them in-house.
The key phrase from here on: "a state you can fix."