こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「忙しい時期こそAIで乗り切る」のような話を見かけませんか？
確かに注文が重なる時期にAIが手伝ってくれたら助かる。そのときになったら使ってみようと思っている。
でも実際に忙しくなるとAIに仕事を教える時間がない。初めての作業でつまずいて結局いつもどおり手でやる。忙しさが落ち着くころにはAIのことは忘れている。
このままだと毎年同じ時期に同じ忙しさをくり返します。逆に暇なうちにAIの準備を済ませておけば、繁忙期は「考える」のではなく「回すだけ」で乗り切れます。
そこでこの記事では繁忙期の前に仕込んでおく3つのことを説明します。読み終わるころには次の繁忙期までに何を準備すればいいかが分かります。
結論を言うと繁忙期に入ってからAIを教え始めないでください。暇なうちに試して始まったときには回すだけの状態にしておきます。
忙しくなってからAIを導入できないのはなぜ？
AIに新しい仕事を任せるときは最初にどうしても手間がかかります。頼み方を考える。試してみる。おかしな所を直す。この手間を一番忙しい時期にかけるのは無理があります。
注文が少ない時期はAIに回す仕事そのものが少ないので「今は使う場面がない」と感じがちです。でもそれは逆です。仕事が少ない今こそ次の忙しい時期の仕事で試せる時間があります。
つまりこういうことです。
暇な時期はAIを仕込むためのいちばん良い時間です。
繁忙期の前に仕込む3つのこと
- 忙しい時期の仕事を書き出す：毎年忙しくなる時期にどんな作業が増えるかを並べる
- その中から1つを選んで試す：回数が多くて手間がかかるものを1つ選び、去年の書類やデータを使って少ない件数で試す
- 手順と止まる所を書き残す：うまくいった頼み方と、AIが止まるべき所を書いておく。繁忙期にはその手順どおりに回すだけにする
2つ目で去年の書類を使うのがポイントです。本番の注文を待たなくても過去のデータがあれば今すぐ試せます。
測っておくと次の判断が楽になる
試すときはAIがかかった時間と人が確認にかかった時間を分けてメモしておいてください。人の確認に時間がかかっているならAIを増やすより確認の仕方を変えるほうが先です。数字があれば繁忙期の前に上位のプランが必要かどうかも判断できます。
ちょっと考えてみてください。去年の一番忙しかった時期に一番時間を取られた作業は何でしたか？ それが今年AIに仕込む最初の候補です。
取るべき行動：次の繁忙期を思い浮かべてその時期に増える作業を5つ書き出してください。その中から1つを選び去年のデータで今月中に3件だけAIに試させます。暇なうちに仕込んでおけば繁忙期は追われる時期から回すだけの時期に変わります。
これからの大事なキーワードは『暇なうちに仕込む』です。
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you seen claims online like "get through your busiest season with AI"?
It's true that AI would be a big help when orders pile up. You're planning to try it when the time comes.
But once things actually get busy, there's no time to teach AI the work. You stumble on the first task and end up doing it by hand as usual. By the time things calm down, you've forgotten all about AI.
If this continues, you'll go through the same crunch at the same time every year. But if you finish preparing AI while it's quiet, you can get through the busy season by "just running it" instead of "figuring it out."
So in this article I'll explain three things to set up before your busy season. By the end you'll know what to prepare before the next one.
The bottom line: don't start teaching AI once the busy season has begun. Test it while it's quiet, so that when things start, all you have to do is run it.
Why can't you bring in AI once things get busy?
Handing a new task to AI always takes some effort at the start. Working out how to ask. Trying it. Fixing what's off. Spending that effort in your busiest period is asking too much.
When orders are slow, there's little work to give AI, so it's easy to feel "there's nothing to use it for right now." But it's the other way around. Precisely because there's less work now, you have time to test it on the work of the next busy season.
In other words:
Quiet periods are the best time to set up AI.
3 things to set up before the busy season
- List the work of the busy season: line up which tasks increase when things get busy each year
- Pick one and test it: choose one that comes up often and takes effort, and test it on a small number of cases using last year's documents and data
- Write down the steps and where it should stop: record the requests that worked and where AI should stop. In the busy season, just run it according to those steps
Using last year's documents in step 2 is the key. You don't have to wait for real orders. If you have past data, you can test right now.
Measure it, and the next decision gets easier
When you test, note separately how long AI took and how long a person took to check it. If the human check is taking the time, change how you check before adding more AI. With the numbers in hand, you can also decide before the busy season whether you need a higher plan.
Think about it for a moment. In last year's busiest period, which task took the most of your time? That's your first candidate to set up with AI this year.
What to do: Picture your next busy season and write down five tasks that increase during it. Pick one, and this month, have AI try just three cases using last year's data. Set it up while it's quiet, and the busy season goes from a period that chases you to a period where you just run things.
The key phrase from here on: "set it up while it's quiet."