こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「ChatGPTで仕事の効率が劇的に上がった」という話を見かけませんか？
自分もChatGPTで文章を整えたり調べものをしたりはしている。確かに便利になった。
でも会社の仕事の流れは去年とほとんど同じ。注文を受けて・書類を作って・確認して・送る。その間を運んでいるのは相変わらず人です。あなたの会社もそうなっていませんか？
このままだとAIを使い続けても会社の仕事は去年と同じ速さでしか回りません。忙しさも変わらず「AIを使っているのに何も変わらない」という焦りだけが残ります。逆に毎週くり返す仕事が1つでもAIで回り始めれば、つなぎ目で止まっていた時間がそのまま浮きます。
そこでこの記事ではチャットで便利になった「次」に社長がやることを説明します。読み終わったときにはAIに回してもらう仕事を1つ選べるようになっています。
次にやるのはもっといいプロンプトを探すことではありません。毎週くり返している仕事を1つ選んでAIが回せる形に作り替えることです。
そしてその前に必ず一つ問いを挟みます。「その作業はそもそも要るのか？」です。
速くなったのは「あなたの作業」だけ
チャットでAIを使うとあなたが書く・調べる・まとめるといった一つひとつの作業は速くなります。でも会社の仕事は作業の組み合わせでできています。誰かが受けて・誰かが書類にして・誰かが確認して・誰かが送る。そのつなぎ目を人が運んでいる限り流れ全体は変わりません。
一つの作業が5分速くなってもつなぎ目で半日止まっていれば結果は同じです。別の記事でも書いたとおり作業が速くなることと売上が動くことは別の話です。
自動化の前に「なくせないか」を考える
仕事をAIに渡そうとすると今の手順をそのままAIに置き換えたくなります。ここに落とし穴があります。
たとえば書類にハンコを押す作業があったとします。「ハンコを自動で押す機械を作るか買うか」を真剣に検討するのは無駄な話です。先に問うべきは「そもそもハンコは要るのか」です。要らないと分かれば機械も手配も作業そのものも消えます。
私自身にも覚えがあります。会社員時代は集計の報告書を作るのが嫌いでした。会計ソフトや広告の管理画面から数字を表計算ソフトに書き出して、例外が出るたびに関数を書き換える。表計算ソフトを開いているのに電卓を叩いて数字を手で入力していたこともあります。間違えてはしょっちゅう上司に詰められていました。今はツールをつないでおけばその数字はAIが出してくれます。人が手で運んでいた作業が丸ごと消えたのです。
つまりこういうことです。
いちばん安い自動化はその作業をなくすことです。
AIに相談するときもこの問いを最初に入れてください。「この作業を自動化したい」ではなく「この作業をなくすか減らす方法も含めて考えて」と頼むと、AIは置き換え以外の案も出してきます。
丸投げではなく「4分の1」から
なくせない作業が残ったらそこで初めてAIに渡します。このとき期待しすぎないことが大事です。
仕事のすべてをAIが丸投げで片づけてくれる。今の段階でそれはまずありません。人の社員に丸投げしても勝手にうまく回る人はめったにいないのと同じです。最初は4分の1でもAIが回せれば上出来です。
大事なのは作った仕組みを実際の仕事に乗せて壊れずに回るかを見ることです。新しい機能を試して「すごい」で終わらせない。ほころびが出たら直せるかどうかまで確かめます。
「使えない」と取り上げない
AIに任せた最初の結果がいまいちだと「やっぱり自分でやったほうが早い」と手元に戻したくなります。
でもそれは入ったばかりの新人から仕事を取り上げて「経験者の私がやったほうがいい」と言っているのと同じです。それでは新人はいつまでも育ちません。新人に任せ続ければいずれ自分が動かなくても仕事が回るようになります。
Claudeを作るAnthropicも公式の手引きで「Claudeは会社の決まりや仕事の流れを知らない優秀な新人だと考えてください」と書いています。優秀でも事情を知らなければ最初はうまくいきません。教えるのは社長の仕事です。教えるときは仕事を小さく分けて一つずつ渡します。
ちょっと考えてみてください。あなたが今週やった作業の中に去年の今ごろとまったく同じ手順でやったものはいくつあったでしょうか？ ゼロではありませんよね。
取るべき行動：毎週くり返している仕事を1つ選んで、次の3つを書き出してください。
- その作業はそもそも要るか（なくせないか・減らせないか）
- 残るならAIに渡せる一部はどこか（4分の1でいい）
- どこで人が確認するか
この3行があなたの会社の仕事を変える最初の一手になります。作業が1つ消えるたびに社長の手は空きます。空いた手で次の1つを選べば会社の仕事は少しずつ確実に変わっていきます。
これからの大事なキーワードは『そもそも要る？』です。
出典
- Anthropic「Prompting best practices」（「Be clear and direct」の節。2026年11月1日確認。引用は筆者訳）
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you come across stories online like "ChatGPT has dramatically boosted my productivity"?
You use ChatGPT too, to polish writing and look things up. It has made things easier.
But the way work flows through your company is almost the same as last year. Take the order, draft the paperwork, check it, send it. And it's still people carrying the work between those steps. Sound familiar?
If nothing changes, you can keep using AI and your company's work will still move at last year's pace. You'll be just as busy, left only with the frustration that "we use AI and nothing has changed." On the other hand, if even one weekly task starts running on AI, all the time it used to sit stuck between steps is freed up.
So in this article I'll explain what to do "next," after chat has made things more convenient. By the end you'll be able to pick one task to have AI run for you.
The next step isn't finding a better prompt. It's picking one task you repeat every week and reshaping it so AI can run it.
And before that, always ask one question: "Do we even need this task?"
Only "your tasks" got faster
Using AI in a chat speeds up individual tasks: writing, researching, summarizing. But a company's work is made of tasks strung together. Someone takes the request, someone turns it into paperwork, someone checks it, someone sends it. As long as people carry the work across those handoffs, the overall flow doesn't change.
If a task gets five minutes faster but then sits at a handoff for half a day, the result is the same. As I wrote in another article, getting work done faster and moving revenue are two different things.
Before automating, ask "can we eliminate it?"
When you try to hand work to AI, it's tempting to replace your current steps one-for-one. That's the trap.
Say you have a step where someone stamps documents with a company seal. Seriously weighing "should we build or buy a machine that stamps automatically?" is a waste of time. The question to ask first is "do we even need the seal?" If you don't, the machine, the arrangements and the task itself all disappear.
I know this from experience. As an employee, I hated making summary reports. I'd export numbers from accounting software and ad dashboards into a spreadsheet and rewrite formulas every time an exception came up. I even caught myself punching numbers into a calculator and typing them in by hand with the spreadsheet open. I made mistakes and got grilled by my boss all the time. Today, once the tools are connected, AI produces those numbers. A whole task that people used to carry by hand is gone.
In other words:
The cheapest automation is getting rid of the task.
Put this question first when you consult AI too. Instead of "I want to automate this task," ask "How can we handle this, including ways to eliminate or reduce the task itself?" and AI will offer options beyond simple replacement.
Not all at once: start with a quarter
Only when a task can't be eliminated do you hand it to AI. At that point, it's important not to expect too much.
AI taking an entire job off your hands and finishing it on its own? At this stage, that almost never happens. It's the same with people: hand a job wholesale to an employee and very few will make it run smoothly by themselves. If AI can run even a quarter of it at first, that's a good result.
What matters is putting what you built into real work and seeing whether it runs without breaking. Don't try a new feature and stop at "wow." When something comes apart, check whether you can fix it.
Don't take it back because "it's useless"
When the first results from AI are disappointing, you'll want to take the work back: "It's faster if I just do it myself."
But that's like taking work away from a new hire and saying "I'm experienced, so I'd better do it." The new hire will never grow that way. Keep giving them the work, and eventually it will run without you lifting a finger.
Anthropic, the company that makes Claude, makes the same point in its official guide: think of Claude as a brilliant new employee who doesn't know your company's norms or workflows. Even a brilliant person struggles at first without the context. Teaching is the owner's job. When you teach, break the work into small pieces and hand them over one at a time.
Think about it for a moment. Of the tasks you did this week, how many did you do in exactly the same way as this time last year? It isn't zero, is it?
What to do: Pick one task you repeat every week and write down these three things:
- Do we even need this task? (Can it be eliminated or reduced?)
- If it stays, which part could AI take? (A quarter is fine)
- Where does a person check it?
These three lines are the first move toward changing how your company works. Every task that disappears frees up the owner's hands. Use those free hands to pick the next one, and your company's work will change, little by little but surely.
The key phrase from here on: "Do we even need this?"
Sources
- Anthropic: Prompting best practices ("Be clear and direct" section, checked November 1, 2026)