こんにちは。株式会社アシッドハウスの芦田哲也です。
ネットを見ていると「AIで業務システムを自分で作れる」「プログラミングなしで自動化」のような話を見かけませんか？
外注しなくても自分で作れるなら試さない手はない。
実際にAIと一緒に作ってみると確かに動くところまではすぐに行く。でもそこから細かい直しが止まらない。「あと少しで完成」と言い続けて何週間もたっている。
このままだと作ることが仕事になって本来の仕事が後回しになります。逆に「ここまでできたら使い始める」を先に決めておけば、9割の段階で現場に出して残りは使いながら直せます。
そこでこの記事ではAIで作る仕組みを「使える状態」で止める条件を説明します。読み終わるころには今作っている仕組みをいつ使い始めるかを決められます。
結論を言うと完成を目指すのをやめて期限と「使い始める条件」を先に決めてください。
AIで作ったものが完成しないのはなぜ？
AIで仕組みを作るとき完成には2つの段階があります。
- 動く：一件ずつ試せば正しく動く
- 使える：毎日の仕事の中で安心して回せる
「9割できた」と感じるのはたいてい動く段階までです。使える段階にはまとめて処理しても止まらない・おかしな時は止まる・手作業に戻せる、といった別の条件があります。ここを分けずに「完成」を目指すと直しても直しても終わりません。
つまりこういうことです。
作れるかどうかではなくいつどこで止めるかが問題なのです。
「使える状態」の3つの条件
- おかしな時に止まる：見たことのない書類や異常なデータが来たら、勝手に進まずに止まって知らせる
- 手作業に戻せる：仕組みが動かなくなっても、その日の仕事を手で回せる
- 担当者が最低限操作できる：作った本人がいなくても、手順を見れば回せる
見た目を整える・すべてのパターンに対応する・便利な機能を足す。こうした作業は使い始めてからでかまいません。
期限は本来の仕事から逆算する
もう一つ大事なのが期限です。私が相談を受けるときはまず「本来の仕事を始めたい日はいつですか」と聞きます。その日から逆算して仕組みづくりの期限を少し手前に置きます。予想外の作業が入ってもいいように期限の後ろに余白も残しておきます。
期限がないとAIとの直しの往復はいつまでも続きます。人間の側が「ここで使い始める」と決めない限り、AIは改善案を出し続けるからです。
ちょっと考えてみてください。今作っている仕組みは「何ができたら使い始める」と決まっていますか？ 決まっていないなら完成の日は永遠に来ません。
取るべき行動：今作っている仕組みについて、上の3つの条件と使い始める日を一枚に書いてください。3つがそろったら残りの直しが残っていても使い始めます。使える状態で止めれば作ることに使っていた時間は本来の仕事に戻ってきます。
これからの大事なキーワードは『使える状態』です。
Hi, I'm Tetsuya Ashida of ACIDHOUSE, INC.
Have you seen claims online like "build your own business systems with AI" or "automate without programming"?
If you can build it yourself instead of outsourcing, you'd be crazy not to try.
And when you actually build something with AI, you really do get to "it works" quickly. But from there, the small fixes never stop. You keep saying "almost done," and weeks go by.
If this continues, building becomes the job and your real work gets pushed back. But if you decide in advance "once it can do this, we start using it," you can put it into service at 90% and fix the rest as you go.
So in this article I'll explain the conditions for stopping an AI-built system at a "usable state." By the end you'll be able to decide when to start using the system you're building now.
The bottom line: stop aiming for "complete." Decide a deadline and the "conditions for putting it into use" first.
Why are the things you build with AI never finished?
When you build a system with AI, there are two stages to being done:
- It works: test it one case at a time and it behaves correctly
- It's usable: you can run it with confidence in your daily work
When it feels "90% done," you're usually only at the "it works" stage. Being usable has different conditions: it doesn't stop when processing in bulk, it does stop when something is wrong, and you can fall back to doing it by hand. Aim for "complete" without separating these, and no amount of fixing will ever finish it.
In other words:
The question isn't whether you can build it. It's when and where you stop.
3 conditions for a "usable state"
- It stops when something is off: when an unfamiliar document or abnormal data comes in, it stops and alerts you instead of carrying on
- You can fall back to manual work: if the system stops working, you can still get that day's work done by hand
- The person in charge can run the basics: even without the person who built it, someone can run it by following the steps
Polishing the look, handling every possible pattern, adding handy features: all of that can wait until after you start using it.
Work back from your real work to set the deadline
The other important thing is the deadline. When someone consults me, the first thing I ask is "When do you want to start the actual work?" I work back from that date and set the deadline for building the system a little earlier. I also leave some slack after the deadline in case unexpected work comes up.
Without a deadline, the back-and-forth of fixes with AI goes on forever. Unless the human side decides "this is where we start using it," AI will keep proposing improvements.
Think about it for a moment. For the system you're building now, have you defined "once it can do this, we start using it"? If not, completion day will never come.
What to do: For the system you're building now, write the three conditions above and the date you'll start using it on a single page. Once all three are met, start using it, even if some fixes remain. Stop at a usable state, and the time you were spending on building comes back to your real work.
The key phrase from here on: "a usable state."